Chargé de l'Accueil et de l'État-Civil - la Barre-De-Monts H/F - Fonction publique Territoriale

Sous la direction de la responsable du service à la population, vous aurez pour missions principales :
- Accueil physique et téléphonique,
- État-civil,
- Gestion administrative partielle du cimetière,
- Gestion du courrier et de la messagerie,
- Autres démarches administratives.

Missions secondaires :
- Participation à l'organisation des scrutins électoraux,
- Soutien au service urbanisme,
- Soutien au responsable des services techniques municipaux.

Missions principales :

* Etat civil
Établir les actes d'état civil (reconnaissances, mariages, décès) et les livrets de famille, envoyer les avis de mention
Tenir à jour les registres : enregistrer et apposer les mentions et les jugements sur les actes informatisés et sur les registres
Délivrer les actes demandés au guichet, par Internet, par courrier
Instruire les dossiers de mariage
Ouvrir et fermer les registres. Etablir les tables annuelles et décennales

*Gestion administrative du cimetière
Instruire et délivrer les autorisations funéraires (fermetures de cercueil, autorisations de crémation...)
Mise à jour du logiciel GESCIME

*Accueil physique et téléphonique, autres démarches administratives
Accueillir physiquement les différents publics
Renseigner et orienter si besoin vers l'interlocuteur compétent
Réceptionner, traiter et diffuser les informations
Transférer les différents appels vers les services concernés
Prendre les messages et les transmettre aux intéressés
Traiter les demandes courantes : recensement citoyen, inscriptions électorales, légalisations de signature, Attestations d'accueil...
Suivi de l'affichage
Gestion au quotidien de la messagerie...
Régie des cartes de stationnement
Organisation des cérémonies commémoratives
Diverses missions administratives

Vos missions secondaires
- Participation à l'organisation des scrutins électoraux et travail le dimanche des élections
- Remplacer ses collègues dans leurs missions en cas d'absence
- Soutien au service urbanisme (vérification complétude des dossiers de demande d'autorisation d'urbanisme, édition plan cadastral, classement, archivage, etc.)
- Soutien aux services techniques municipaux (rédaction des permissions de voirie et des arrêtés de circulation, suivi des DICT, prise en compte des doléances de la population, prise en charge de certaines livraisons, suivi des demandes d'intervention, etc.).

* Compétences techniques
Notions souhaitées du cadre réglementaire de l'état civil et de la gestion des cimetières
Maîtriser les logiciels de bureautique
Connaître le fonctionnement d'un standard

* Compétences d'organisation
Savoir prendre en charge un dossier en autonomie et suivre les échéances
Notions souhaitées du fonctionnement d'une collectivité territoriale
Rigueur et méthodologie

* Compétences relationnelles et sociales
Devoir de confidentialité
Discrétion professionnelle
Savoir accueillir, écouter avec tact et diplomatie, renseigner ou orienter vers l'interlocuteur compétent
Savoir travailler en coordination avec les collègues du service

* Compétences d'adaptation
Savoir rechercher, à l'intérieur des sources d'information adaptées, les informations nécessaires pour répondre
à la demande des usagers
Savoir s'adapter aux évolutions règlementaires
Savoir alerter le maire et les élu(e)s si nécessaire
Être réactif en anticipant les situations et les problématiques

• Accueil du client
• Traitement du courrier